提升会议效率的六大关键要素

刘康达
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2023-09-12 09:57:11

开会时间不应该过多占用工作时间,否则会进一步降低工作效率。可是单纯地缩短会议时间同样于事无补。开会是为了商量对策,缩短会议时间就增加了找出对策的难度。

说到底,管理者要做的不是减少会议,而是提高开会效率,用最少的会议来获得最多的成果。

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一、合理布置会议环境

假如把会议主持人、主办者和与会人员的桌椅布置成面对面的形式,与会人员就会下意识地认为这场会议完全由主持人或主办者主宰,于是产生不被点名就不主动发言的念头。如果所有人围着坐,主持人和主办者分散坐在与会人员旁边,这样的会议环境将有助于促进讨论。

当会议室有大桌子时,很多人会下意识地低头看资料,这是利于传达资料信息的会议环境。如果座位之间只设几个小圆桌或者不设桌子,与会人员就会增加眼神交流,这是利于促进讨论的会议环境。

会议座席按照职务高低顺序排列时,职务较低的青年员工会变得更紧张,畅所欲言的难度有所增加。如果是按照部门来划分座位,则容易在讨论过程中形成部门对立的局面。这也是布置会议环境时要考虑的因素。

二、明确会议目标

大部分会议的目标可以总结为以下五种类型:

1、做出某项决定。

2、总结问题,归纳想法,形成清单。

3、与众人共享信息。

4、通过讨论来说服持异议者,让他们接受结果,达成统一意见。

5、确定下一步的工作计划,安排员工的职责分工。

无论什么样的会议,基本上都是为这五种目标服务的。在开会前把本次会议的目标明确下来,有助于提高会议效率。

比如,以归纳想法为目标的会议,只是由主持人询问大家的意见,再把零零散散的意见记录下来,并不是一个有效的办法。因为很多与会人员可能事前对议题缺乏了解,提不出什么意见。

更好的办法是,让拥有不同视角的与会人员各自根据议题来制作报告和提案,分别在会议中提出来,然后大家一边讨论一边补充。这样有的放矢地讨论,更能激发与会人员的活力,归纳更多的想法。

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三、减少资料解说时间

资料解说环节在很多公司的会议中往往是耗时最长的环节之一。高效的会议往往会把这个环节省略掉,不再由资料制作者照本宣科地向大家解说资料。取而代之的是在会前向与会人员分发相关资料,然后在会议开始时让大家自己默读几分钟,最后再开始讨论。

默读的速度比现场解说的速度更快。在很多情况下,自己花2分钟默读跟听别人做10分钟解说的效果大体相当。所以,这种做法能让会议进程更快进入讨论环节。

有时候,如果把资料解说和回答与会人员的提问两个环节省略掉,会议时间就可以缩减一半。

此外,资料制作人的现场解说是无法循环利用的,但打印出来的相关资料可以循环利用,被更多人看见。虽然这会增加纸张和油墨的开支,但相比因此提高的会议效率和省下来的工作时间,还是划算得多。

四、明确自己的意见

团队开会效率低下的主要特征是“议而不决”。造成这种局面的一个重要原因是:与会人员没有自己的观点,在讨论过程中迟迟做不了决定。这种缺乏主见、优柔寡断的人很好分辨,他们的口头禅包括但不限于“情报还不够充分”“还得再研究研究”“还不能确定”“调查一下再说”。由于太多人没有表达自己的立场和观点,会议主持人无法从中归纳意见,得不出什么有效结论。

效率高的公司会要求每一位员工都要明确自己的定位。具体而言就是,在参与会议时表明自己的立场和意见,要在不确定的情况下做出自己的决断。即使是什么都还不懂的新入职员工,也要在高效会议中尝试进行自我定位。这是公司训练员工决策能力的一个重要手段,既有利于促进团队沟通,提高开会效率,又有助于培养未来的领导人才。

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五、追问决策的逻辑

在每个人都明确自己意见的基础上,高效会议要求必须得出结论,否则会议的成果就是零。对于那些最终未能讨论出结果的会议,管理者必须记下没有得出结论的原因。通常而言,无法得出结论的原因有四个。

1、决策者缺席,比如董事长或部门负责人等有决定权的领导缺席会议。

2、未能明确决策的逻辑。

3、相关数据信息等资料不完整,导致与会人员无法做出判断。

4、会议主持人缺乏领导能力,未能有效掌控会议的进程。

其中第二个原因经常被人们忽略。许多“议而不决”现象表面上是缺乏信息造成的,实际上是不清楚决策的逻辑造成的。假如大家每次开会都认为信息不足,但下次开会有了更多信息后还是感觉“信息不足,无法决断”,就说明与会人员没弄清决策的逻辑。

因此,管理者必须了解决策究竟是根据什么具体标准做出来的,然后再围绕这个具体标准去寻找信息。否则,搜集再多的情报也无济于事。

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六、在多人讨论中导入角色扮演法

有些团队的会议沿用了“一人领导,众人追随”的模式。会议主持人的领导怎么说,大家就怎么听,没有太多独立思考。当领导自己拿不定主意,需要集思广益时,与会人员只能面面相觑,不知所措。于是团队沟通进展受阻,会议效率极其低下。

高效会议为了促进与会人员积极参与多人讨论,在会议中会特意设置若干“恶魔的辩护人”式的角色。所谓“恶魔的辩护人”,就是故意提出反对意见和最坏情况的人。也许扮演这个角色的人本身赞同对方的意见,但为了促使大家更周全地考虑问题,就不断地给与会人员挑毛病。

当会议涉及多方合作时,还可以安排员工扮演不同的相关角色(比如客户或者合作单位代表等),站在各方角度提出意见,让其他与会人员能从更多的角度看问题。如此一来,会议讨论结果将变得更加扎实可行。

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